Illemszabályok a kapcsolattartásban

Az ügyviteli és szervezési feladatok ellátása közben a titkár kapcsolatba kerül más emberekkel. A kapcsolattartás során az illemszabályokat be kell tartania.

Illemszabályok: a viselkedés legősibb, legemberibb szokásai.

A legalapvetőbb szabályok a következők:

1. Köszönés

Minden személyes kapcsolat első eleme. Szóbeli és magatartási megnyilvánulásai egyaránt ismeretesek.

a) Szóbeli formája a hivatalos kapcsolatokban a napszakhoz igazodik, pl. ”Jó napot kívánok!”. Hölgyek üdvözlésekor sajátos formaként használható a „Kezét csókolom”.

Az előre köszönés sorrendje:

• Férfi a nőnek

• Fiatalabb az idősebbnek

• Alacsonyabb rangú a magasabb rangúnak

• Belépő a bent lévőknek

• Azonos rangúak, neműek, korúak – szinte egyszerre

Az elköszönés formája: Viszontlátásra!

b) A köszönésnek lehetnek kísérő mozdulatai.

Kézfogás: a köszönés fogadásának általánosan elterjedt udvariassági formája. Egyszerű, rövid, határozott mozdulat. Kéznyújtáskor a sorrend az előbbiek fordítottja.

Egyéb szabályai:

• Ülve nő kezet foghat, férfi nem

• Nő kesztyűben kezet foghat, férfi csak akkor, ha mindkét félen az van

Kézcsók: a legkedvesebb, megkülönböztetően udvarias és ünnepélyes formája a hölgyek köszöntésének.

Szabályai:

Fejbiccentés: a futó találkozások formája, a kalapemelés maradványa.

Meghajlás: a felsőtest enyhe meghajtása. Leggyakoribb

• Hölgyek üdvözlésekor

• Bemutatkozáskor

• Társasági összejöveteleken

• Első találkozáskor, búcsúzáskor

A köszönéssel kapcsolatos információkat videón is megtekintheti itt.

2. Megszólítás

Férfiak megszólítására bátran használható az Úr/Uram kifejezés. Nők esetében általánosan használható forma a Hölgyem, bizonyos életkor után kijár az Asszonyom, viszont a hivatalos kapcsolatokban kerülendő a Kisasszony kifejezés.

A hivatalos életben az alábbi variációkat használjuk:

• Név és udvariassági kitétel, pl. Kovács Úr

• Rang és udvariassági kitétel, pl. Igazgató Úr

• Név, rang és udvariassági kitétel, pl. Kovács Igazgató Úr

A személynéven való megszólítás nagyobb udvariasságot fejez ki, viszont magasabb rangúaknál a hangsúly inkább a rang felé tolódik el.

A közönség, hallgatóság megszólítására a „Tisztelt Hölgyeim és Uraim” forma használatos.

Az Ön, a Maga és a Te formákról a következőket illik tudni:

Az Ön a legudvariasabb megszólítás, megkülönböztetett tiszteletet fejez ki. Hivatalos tárgyaláson és levelezésben kötelezően ezt használjuk. A Maga az alapvető udvariasságot kifejező köznapi formula. A mindennapi személyes kapcsolatokban, nagyobb társaságokban használatos. Manapság egyre inkább terjedőben van a tegezés. Munkatársak között csaknem általános, nemtől és kortól függetlenül. Videorészlet itt.

3. Bemutatkozás

Harmadik fél segítsége nélküli megismerkedés. Bemutatkozáskor egymás szemébe kell nézni, és érthetően kell a nevünket mondani. Hivatalos jellegű bemutatkozáskor közölni kell a teljes nevet, a munkahely megnevezését és a beosztást. A bemutatkozás sorrendje a szóbeli köszönés sorrendjéhez igazodik. Gyakran kerül sor névjegycserére is.

4. Bemutatás

Harmadik fél segítségével történő megismerkedés. A jó bemutatás kulcsa a rövidség és a célszerűség.

Bemutatási formák:

• Kiss úr, engedje meg, hogy bemutassam Szabó urat.

• Kiss úr, bemutatom Szabó urat.

• Kiss úr, Szabó úr.

Aki fogadja a bemutatást, kezet nyújt. A bemutatás szabályai a köszönés szabályaihoz igazodnak.

Kétoldalú tárgyaláson a delegációvezetők mutatják be a tagokat név és rang szerint. Sokoldalú tárgyaláson a bemutatást mellőzik, a megismerésben a jelenlévők előtt elhelyezett tábla, illetve a résztvevői névsor segít. Társaságban a házigazda mutatja be vendégeit a korábban érkezetteknek.

5. Társalgás

Hivatalos, üzleti témákat nem érintő beszélgetés. Pl. tárgyalások szünetében folytatott kötetlen diskurzus.

Betartandó szempontok:

• Kerüljük a vagyoni helyzetre, magánéletre, vallási vagy politikai meggyőződésre vonatkozó témákat.

• Ne használjunk drasztikus kifejezéseket, mellőzzük az idegen szavak túlságosan gyakori használatát, bánjunk óvatosan a viccel.

• Jellemezze társalgásunkat a jól érthető beszéd, az értelmes fogalmazás, a megfelelő hangerő, a szükségtelen gesztikuláció elkerülése. Nézzünk beszéd közben a partnerre, és ne vágjunk mások szavába.

6. A telefonálás szabályai

Általánosságban:

• A telefonba érthetően kell beszélni.

• Figyeljünk a hanghordozásra, hiszen az sok mindent elárul.

• Udvariasnak, türelmesnek kell lennünk a beszélgetőpartnerrel.

• A telefon mellett mindig legyen íróeszköz és jegyzetfüzet, hogy fel tudjuk jegyezni a szükséges dolgokat.

• A másik felet névvel és beosztással szólítsuk meg, csak ha ismeretlen számunkra, akkor használjuk az Ön formulát.

• Vezetők összekapcsolásakor a hívó fél legyen az, aki vár, kivéve, ha magasabb beosztású, mint a hívott fél.

• Partnert és magasabb beosztásúakat személyesen hívjunk.

• A félreérthető szavakat, neveket betűzzük.

• Ne tárcsázzunk emlékezetből!

• Ha megszakad a vonal, a hívónak kell újból tárcsáznia.

• A beszélgetést mindig a hívó fél fejezi be, az elköszönés természetesen mindkét fél részéről követelmény.

• Ha telefonbeszélgetés közben csöng a másik telefon is, akkor elnézést kérve vegyük fel azt, s kérjünk mindkét féltől egy kis türelmet, majd köszönjük meg türelmes várakozásukat.

• Téves hívás esetén ne csapjuk le a kagylót. Ha minket hívtak tévesen, közöljük, hogy rossz helyre futott be a hívás, ha mi hívtunk téves számot, akkor kérjünk elnézést.

• Mások telefonbeszélgetésébe belehallgatni illetlenség.

• Ha idegen munkahelyen magunkra maradunk, nem kell felvenni a telefont.

• Ne vegyük fel azonnal a kagylót, de ne is hagyjuk sokáig csöngeni a telefont. 3-4 csengést várjunk meg.

• Ha felvesszük a kagylót, azonnal szóljunk bele.

• Bejelentkezünk a munkahely nevével, a részleg megnevezésével, a saját nevünkkel és beosztásunkkal, majd köszönünk.

• Ha a hívó fél nem mutatkozik be, a titkár megkérdezi, hogy kit kapcsolhat a vezetőhöz. (Név szerint kell kapcsolni a hívót stb.)

• Mindig pontos tájékoztatást adjunk a hívónak. Ha éppen nem tudjuk kapcsolni a vezetőt, mondjuk meg, hogy mikor lesz a helyén.  Jó megoldás, ha felajánljuk a visszahívást. (A visszahívást elmulasztani udvariatlanság.)

• Mindig a hívó fél van előnyösebb helyzetben. Ha telefonon kérnek tőlünk adatokat, ajánljuk fel a visszahívást, ezzel ellenőrizzük egyben azt is, hogy kihez juttatjuk el az információt, s csökkentjük annak lehetőségét, hogy esetleg rossz választ adunk.

• Ha telefonüzenetet veszünk át más számára, mindig papíron adjuk át. Írjuk fel, hogy hány órakor, ki kereste, milyen ügyben.

Ha mi hívunk fel valakit:

• Köszönünk, bemondjuk, hogy honnan telefonálunk, bemutatkozunk, s közöljük a telefonálás célját.

• Készítsünk vázlatot (főleg, ha több mindenről kell érdeklődnünk)

• Hosszabb mondanivaló esetén tartsunk szünetet, hogy a partner reagálhasson.

Mobiltelefonok

• Mivel kiírja a hívó fél nevét, nem szükséges bemutatkozni.

• A telefontéma nem tartozik másokra, ezért csak a legfontosabb közlendőket és elfogadható hangerővel mondjuk el.

• Tárgyaláson, konferencián, előadáson, iskolában kapcsoljuk ki a telefont (vagy némítsuk le).

• Ha mindenképpen beszélnünk kell, akkor menjünk ki, és röviden folytassuk le a beszélgetést.

• Egyértelműen ki kell kapcsolni a telefont kulturális és vallási eseményeken.

• Kötetlenebb társaságban lehet rövid beszélgetést folytatni mobiltelefonon,

• Kerüljük a negatívan minősítő személyes megnyilvánulásokat.

• Az érkező üzenetek feltűnés nélkül elolvashatók és küldhetők is.

• DE aki folyamatosan a mobiltelefonnal van elfoglalva, az feltűnő érdektelenséget mutat mások iránt (udvariatlan).

Egy ismert üzletember találó megállapítása segíthet eldönteni, kinek kell úton-útfélen használnia a mobiltelefonját: „Akire mindenhol rá lehet telefonálni és akinek mindenhol jelentkeznie kell, az a személyzet.”

Videorészletet tekinthet meg a témáról itt.

Ha az ügyintézés oldalról barangolt ide, akkor innen vissza tud térni.

7. Névjegykártya

A névjegy a hivatalos érintkezés gyakorlati segédeszköze. Téglalap alakú kartonlap, általában 100 x 50 mm alatti méretben. Az adatokon kívül fényképet is tartalmazhat.

A névjegyek fajtái:

A hivatalos névjegy tartalmazza:

• a tulajdonos családi és utónevét,

• beosztását,

• a cég nevét, címét (bal alsó sarokban),

• a cég telefon/faxszámát (jobb alsó sarokban),

• a cég emblémáját.

A magánnévjegy tartalmazza:

• a tulajdonos nevét,

• végzettségét, foglalkozását,

• lakcímét,

• telefonszámát (kommunikációs számokat).

A vegyes névjegy a hivatalos névjegy adatain kívül tartalmazza tulajdonosának lakcímét és telefonszámát.

A közös névjegyen a férj és a feleség neve együtt szerepel.

A névjegy mérete, anyaga, nyomtatása a cégen belül lehet egységes, ami hozzátartozik a vállalat arculatának kialakításához vagy követheti az egyéni ízlést. A névjegy minden szempontból információt hordoz tulajdonosáról, legfontosabb jellemzője tehát a jó olvashatóság és a mértéktartó elegancia. A névjegyet nem illik átjavítani – változás esetén újat kell készíttetni. A cég emblémáját is tartalmazó névjegy a reklám kategóriáját érinti: üzleti kapcsolatokban jól felhasználható, szigorúan protokolláris alkalmakkor azonban alkalmazása megfontolandó.

A névjegyeket fel lehet használni név- és címjegyzék, protokoll-lista készítéséhez is. (Névjegytartó alkalmazása, illetve számítógépes nyilvántartás készítése) Praktikus megoldás, ha a névjegy hátlapjára ráírjuk, hogy milyen üggyel összefüggésben kaptuk.

A titkárnak is legyen mindig kéznél névjegye, mely az ügyfelek és a cég közötti kapcsolattartás fontos kelléke.

Bizonyos alkalmakon kérik a névjegy leadását érkezéskor vagy távozáskor. Ennek mindig eleget kell tenni. (Pl. ha a házigazda át akarja tekinteni, hogy kik és mikor látogatták meg; kinek kell külön is megköszönnie a látogatást.) Előre be nem jelentett hivatalos látogatás esetén célszerű névjegyet hagyni a titkárnőnél, kollégánál – tájékoztató jellege van.

A névjegyküldés pótolhatja a személyes megjelenést, találkozást. Gyakorlata elsősorban a diplomáciában, valamint hivatalos nemzetközi kapcsolatokban érvényesül.

Minden esetben fel kell tüntetni a névjegyküldés indítékát: a francia etikettből származó rövidítéseket a bal alsó sarokba kell írni ceruzával, kisbetűvel, minden betű után ponttal.

Fontosabb esetei:

• bemutatásként (p. p.)

• bemutatkozásként (p. f. c.)

• virág- vagy ajándékküldéskor üdvözletként (a. c.)

• szerencsekívánatként (p. f.) újévkor (p. f. n. a.)

• nemzeti ünnepre (p. f. f. n.)

• búcsúzásként (p. p. c.)

• részvétnyilvánításként (p. c. vagy p. p. p.) felirattal.

A p. c., p. p. p., p. f., p. f. n. a., valamint az a. c. rövidítésekkel érkezett névjegyekre köszönetképpen válasznévjegyet kell küldeni p. r. rövidítéssel. Ezeket a rövidítéseket általában a követségek, a külkereskedelmi cégek és a nagyobb titkárságok használják.

A rövidítések ceruzával való írása a személyes leadás tényét jelenti. A tintával írás küldést jelent.

8. Meghívás, meghívó

Tárgyalások, ünnepélyes alkalmak, munkaértekezletek szervezésének első lépései közé tartozik a meghívás. Történhet személyesen, telefonon vagy írásban.

A meghívó tartalmazza:

• a meghívó fél nevét, beosztását, rangját,

• a meghívás tényét: „tisztelettel meghívja…”,

• a meghívott nevét, esetleg rangját,

• a rendezvény helyét, időpontját,

• a meghívás alkalmát, indítékát,

• a rendezvény jellegét,

• a részvétel visszajelzését, vagy a lemondás lehetőségét (V. K. vagy R. S. V. P. – választ kérek – rövidítésekkel),

• az öltözetre vonatkozó utalásokat (pl. uniform informal (előíráshoz nem kötött), black tie, white tie),

• egyéb hasznos információkat (pl. parkolási lehetőség).

Egy réges-régi meghívó

és

egy újabb

9. A rangsorolás

A protokollszabályok legfontosabb és legnehezebb kérdésköre, fontos szerepet tölt be a nemzetközi hivatalos kapcsolatokban is.

A rangsorolás magába foglalja az államférfiak, diplomaták, magas rangú küldöttségek, a társadalmi rendszer vagy az általános társadalmi ítélet alapján megkülönböztetett személyek helyének, mozgásának, egymásutániságának és egymásmellettiségének a rendjét.

A protokolláris rangsorolásnál az ún. négyes szabály az irányadó:

• a nem,

• a kor,

• a rang vagy beosztás és

• a különbségek ezek között (az előzőekből adódó ellentmondások feloldására szolgál)

Munkahelyen a szervezeti felépítés könnyű eligazodást biztosít. Más szervezeti egységek belső felépítéséről célszerű tájékozódni.

Hivatalos tárgyaláson a rang, magánjellegű összejövetelen a kor az elsődleges szempont.

A rendezvény helyszínétől is függ a rangsorolás. Saját házban a külföldié az elsőbbség (Magyarországon, illetve magyar külképviseleteken), idegen házban a magyaré (a Magyarországon található külképviseleteken, illetve a külföldi vendéglátó hazájában).

Hivatalos rangsorolás

Nem az egyénre, hanem a képviselt tisztségre vonatkozik.

Rangsor kialakításakor figyelembe veendő:

• állami tisztség

• vendégjog

• rangok és tisztségek egymáshoz viszonyított besorolása

Delegációk rangsorolása

A delegációkat egyenrangúnak kell tekinteni. Másodlagos szempont szerint lehet csak rangsorolni – ez pedig a tárgyalási nyelv ábécéje szerinti országnév.

Nők rangsorolása

A rang és a nem elvét követi 

• saját hivatali beosztása (rangja alapján)

• férje rangjának megfelelően (feleségként)

Nők egymás közötti rangsorában a férjes asszonyok megelőzik az egyedülálló asszonyokat, az asszonyok pedig a lányokat.

Gyermekek rangsorolása

• Családias rendezvényeken: szüleik után kor szerint

• Hivatalos rendezvényeken: a hivatalos delegáció után (ne kerüljenek az utolsó helyre – ezt a vegyes rangsorolás biztosítja)

A vegyes rangsorolás

Protokolláris rendezvényeken: magyar és külföldi külön-külön rangsorolva, és a két listát összecsúsztatva (a vendégek a magyar partner elé kerüljenek)

          v₁                v₂                v₃                v₄

                   m₁               m₂               m₃               m₄

Több delegáció esetén figyelembe kell venni a nemet, a kort, a szakmai tekintélyt, a következő rendezvény házigazdáját.

Bárki átengedheti helyét az utána következőnek (férfi a nőnek, fiatalabb az idősebbnek stb.)

A tolmács és a jegyzőkönyvvezető rangsorolása

A tolmács nem hivatali rangjának megfelelően vesz részt a tárgyaláson, hanem technikai feladatot lát el. Olyan helyen kell elhelyezni, ahol a feladatát a legjobban el tudja látni - mindig a célszerűségnek megfelelően.

A jegyzőkönyvvezető elhelyezése is a gyakorlati célt szolgálja. Ott helyezzük el, ahonnan jól látja és hallja az eseményeket, kényelmesen tud dolgozni.

10.  Az ültetési rend

 A rangsorolás fejeződik ki benne. Az egyes alkalmakhoz meg kell választani a megfelelő asztalformát. Leggyakrabban a téglalap, a kör, a négyzet alakú asztalokat alkalmazzák, de van még T, L, U alakú és fésű formájú is. T és L alakú asztalt protokolláris rendezvényen csak akkor lehet alkalmazni, ha a terem formája ezt kívánja.

Nagyobb létszám esetén

A téglalap alakú asztal kétoldalú tárgyaláson a legmegfelelőbb. A delegációvezetők az asztal közepénél szemben ülnek, s tőlük jobbra, majd balra felváltva csökkenő rangsor szerint a többiek. Kevés résztvevő esetén a delegációvezetők az asztal végén is ülhetnek (mellettük a tolmács), s őket követik egymás mellett rangsorban a többiek.

Négyzet alakú asztalt általában a sokoldalú tárgyalásokon használnak. Az elnökséggel szemben állva jobb kéz felől kezdődik a delegációk ábécé szerinti elhelyezése. A delegációvezetők mellett csak egy-két vezető beosztású tag, esetleg a tolmács ül, a többiek mögöttük foglalnak helyet. Ennél a formánál minden delegáció helye azonos értékű.

Kör vagy ovális alakú asztal számos esetben a legcélszerűbb forma, mert lényegében eltünteti a rangkülönbségeket, fizikailag minden résztvevő a többivel azonos helyzetben van. Jól alkalmazható néhány fős megbeszélés, illetve sokoldalú tárgyalás lebonyolítására egyaránt (pl. nemzetközi szervezetek találkozói). Nagy létszám esetén kör alakban elhelyezett asztalok alkalmazása célszerű.

A

Patkó (U) alakú asztal nagyobb számú résztvevő esetén használható. Az összekötő szár belső oldalát célszerű üresen hagyni, a patkó két szárán a külső helyek magasabb értékűek. A házigazda delegáció vezetője az összekötő szár közepén ül, tőle jobbra-balra rangsorolnak.

A fésű alakú asztal az előző forma kibővített változata, ritkán használják tárgyalásokon, mert a résztvevők többsége valakinek háttal ül.

Ültetés vendéglátás esetén

 A mindennapi életben a kényelmes elhelyezkedés, a könnyű felszolgálás a fő szempont.

Az étteremben a vendéglátási szokások a protokoll szerint alakulnak.

3-4 fős ebéd, vacsora:

• a vendég a vendéglátóval szemben üljön vagy

• a vendéglátó jobbjára kerüljön,

• a vendég a bejárattal szemben kapjon helyet,

• mindenre rálátása legyen,

• ha tolmács is van, akkor kettejük között helyezkedjen el.

Téglalap alakú asztalnál alkalmazható formák:

francia ültetési rend: A rangsor elején lévő személyek az asztal közepénél foglalnak helyet. Előnye, hogy a fontosabb személyek közel vannak egymáshoz. Arra kell figyelni, hogy az asztal végére hölgyek ne kerüljenek, ezért ilyen esetben udvariasságból előbbre kell őket rangsorolni.

angol ültetési rend: Az asztal két végén ül a házigazda és a vendég. Tőlük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva csökkenő rangsorban váltakozva a férfiak és a nők, illetve a belföldiek és a külföldiek. Hátránya, hogy a két vezető távol van egymástól, ezért nehézkes közöttük a kommunikáció.

Otthoni hivatalos vendéglátásnál a háziasszonyt illeti a főhely, jobbján a fővendég, a házigazda pedig a háziasszonnyal szemben ül, a többiek a vegyes rangsorolás szerint. Az angol ültetési rend szerint az asztal két végén ül a háziasszony és a házigazda, s mellettük jobbra-balra az asztal közepe felé haladva nemek szerint vegyesen a többiek. (A háziasszony két oldalán férfiak, a házigazda két oldalán nők, és így tovább.)

Patkó alakú asztalnál: a tárgyalásnál leírt sorrendiség alkalmazható. A háziasszony a férje mellett középen foglal helyet. Lehet olyan variáció, hogy a férfiak és nők vegyesen csökkenő rangsor szerinti sorrendben ülnek.

Fésű alakú asztalnál: ugyanez a sorrend, de a résztvevők száma több. A szigorú rangsor betartása inkább csak a főhelyekre érvényes.

Kör alakú asztalt: szűkebb körű étkezéses vendéglátáskor célszerű alkalmazni. Több kerek asztal esetén a házigazda, a háziasszony és a fontosabb vendégek egy asztalnál ülnek, a többiek külön asztaloknál. Előre elkészített névkártyák segítenek az eligazodásban.

11.  Az ajándékozás

Az ajándékozás szabályai a társadalmi viszonyok változásának megfelelően alakultak, változtak. Tartalmazzák az ajándék adásának, elfogadásának, visszautasításának és viszonzásának elemeit. A szabályokat erkölcsi normák, hatósági előírások, üzleti megfontolások befolyásolják. Vannak országok, ahol egyáltalán nem szokás, van, ahol illik, van, ahol nem lehet nélküle üzletet kötni.

A hivatalos ajándék 3 kategóriája: állami ajándék

                                                           lekötelező ajándék

                                                           figyelmességi ajándék

Az állami ajándék diplomáciai protokolláris kérdés. Szimbólum értékű gesztus. Nem személynek szól, hanem az országnak, illetve az ország illetékes tisztségviselőjének. Az állami ajándékok állami tulajdonba kerülnek, idővel rendszerint múzeumba.

A lekötelező ajándék jelentős értéket képvisel, vagyoni gyarapodást eredményez, és a lekötelezettség érzését kelti. Könnyen válhat a megvesztegetés eszközévé, ezért több országban és egyre több cégnél is megszabják az elfogadható ajándék értékhatárát. A lekötelező ajándék visszautasítása nehéz perceket okozhat, amelyből a határozottság és az udvariasság segíthet ki. Ha postán vagy küldönccel küldik azonnal visszaküldendő. Ha nincs mód a visszautasításra vagy a visszaküldésre, tájékoztassuk feletteseinket és járjunk el utasításuk szerint.

A figyelmességi ajándék jelkép, értéke viszonylag csekély (belföldi értéke 94-es adatok szerint 1000 Ft alatt volt), valóban a figyelmességet, a köszönetet fejezi ki, az emlékeztetést szolgálja. Partnervállalatok kapcsolatrendszerében elfogadott, lehet az alkalomhoz illő ajándék vagy szóróajándék.

Alkalmi ajándékot illik adni, pl. látogatáskor, köszöntéskor (névnap, nyugdíjba vonulás, jubileum).

Szóróajándékot reklám céljából adunk (tárgyalás, konferencia). A szóróajándék a cég hírét, tekintélyét hivatott alátámasztani. Ilyen lehet a cég emblémájával, nevével feliratozott reklámtermék, pl. toll, naptár, írómappa, kulcstartó stb.

Az ajándék kiválasztásakor legyünk körültekintőek. A jó ajándék személyre szóló, igazodik a megajándékozott személyiségéhez, érdeklődéséhez, ugyanakkor mindig emlékeztet az alkalomra, hazánkra, cégünkre, az ajándékozóra.

A jó ajándék tehát sokféle követelményt kielégít. Néhány példa a hazai gyakorlatból:

• népművészeti cikkek (váza, pohárkészlet, szőttes, kerámia)

• porcelán (herendi, Zsolnay)

• könyvek, albumok Magyarországról, városainkról, tájegységeinkről, kézművességről, múzeumokról, művészekről stb. (idegen nyelven is)

• hanglemez, CD, kazetta (magyar népzene, klasszikus zenei feldolgozások)

• italkülönlegesség (márkás bor vagy jó minőségű pálinka)

• művészi reprodukciók jellegzetes magyar tájakról

Választható ajándékok

Egyes tárgyak kategorikusan ki vannak zárva a hivatalos ajándékozásból:

• pénz- és értékpapírok (kivéve, ha az adott ország csekély értékű pénzérméiből összeállítást készítünk)

• a vámszabályok által meghatározott tárgyak

• fehérnemű, alsóruházat

• élelmiszerek (kivéve a sajátos nemzeti termékeket, pl. szalámi, paprika, tájjellegű borok)

• gyenge minőségű, bóvli jellegű tárgyak

• kozmetikai szerek (kivéve a márkás vagy még nemzetközileg nem ismert hazai termékeket)

Az ajándékozás illemszabályai egyszerűek: a társasági gyakorlat lényegében megegyezik a hivatalos nemzetközi életben megszokottakkal.

• Az ajándék értékét körültekintően állapítsuk meg: ne legyen se túl nagy értékű, sem pedig értéktelen holmi. Az árjelzést illik eltüntetni, kivéve, ha ez az árcédula levételével nem lehetséges.

• Személyes átadás esetén az ajándékozó néhány szó kíséretében nyújtja át az ajándékot, amit az ajándékozott hasonlóképpen köszön meg.

• Az ajándékot illik felbontani, megnézni és kifejezni örömünket.

• Ha ital vagy édesség, abból illik kínálni, a virágot vázába tenni.

• Az ajándék azonnali felbontása kötelező jellegű. Ha nincs mód az ajándék megtekintésére, az ajándékozó a felbontást és a kínálást elhárítva elmondja, hogy mi az ajándék.

• A díszétkezésnél a pohárköszöntő alkalmával vagy az étkezés végén kerül sor az ajándékozásra.

• Ha nem tudjuk, hogy a partner készült-e az ajándékozásra, célszerű ajándékunkat készenlétben tartani.

• Ha az ajándékozás váratlanul ér, a viszontajándékot utólag is elküldhetjük.

• Az ajándék elküldése esetén mellékelni kell az ajándékozó névjegyét, s ezt visszaküldött névjeggyel vagy közeli találkozás esetén szóban illik megköszönni.

• A virág figyelmességi ajándék, illik megköszönni, de nem illik viszonozni.

Az ajándékozás alkalmai

• A névnapi köszöntés az európai kultúrákban a legáltalánosabb.

• Külön kategóriába tartoznak a hivatalos ünnepeken adományozandó kitüntetések.

• A napi hivatalos kapcsolatokban, munkaértekezleteken nem szokásos.

• Az ajándékozás szükségességét egyedi szempontok alapján kell eldönteni, ügyelve a partner korábbi gyakorlatára e tekintetben.

• Meghívás esetén a meghívottnak illik ajándékot vinnie a meghívó fél részére.

• A vendég által kezdeményezett ajándékozást viszonozni illik.

• A házigazda ajándékozását a vendég (külföldi partner) viszonozhatja a nála sorra kerülő következő találkozón is (nem szükséges azonnal).

• Az ajándékot hasonló értékű ajándékkal illik viszonozni.

• Az ajándékozásban szerepet játszik a hivatali rang is. Esetenként csak a delegációvezetők kapnak ajándékot, illetve ajándékozzák meg egymást, máskor viszont a delegációk minden tagja kap (rang szerint csökkenő mértékben). Ilyenkor valamennyi ajándékot az ajándékozó delegációvezető névjegyével kell ellátni.

• Magasabb szintű delegációk esetén a protokollosok vagy a titkárok tájékozódhatnak egymás szándéka felől.

• Ha partnerünk rákérdez, milyen ajándékot szeretnénk, hárítsuk el a választ.

Ajándékozás a munkahelyen

• Munkatársainkat köszönthetjük csokoládéval, ajándékutalvánnyal, esetleg koncertjeggyel. Ajándék lehet egy ünnepi ebédmeghívás is.

• Ünnepi alkalmakkor (pl. karácsony) egységes ajándékot célszerű ajándékozni.

• Családi eseményre (házasságkötés stb.) közös ajándékot vásároljunk.

• A főnöknek közösen adjunk ajándékot. Ha a titkár mégis ad egyénileg, az szerény értékű legyen.

• Amennyiben ügyféltől kapunk ajándékot, osszuk meg a munkatársakkal.

• Nem illetlen visszaküldeni a túl személyes vagy túl nagy értékű ajándékot.

12. Öltözködés

A táblázatból látható, hogy az ünnepélyesség fokának emelkedésével egyre szorosabb megkötések vannak.

Férfiak által viselt ruhadarabok